9月16日下午，学校组织召开赴加纳行前教育会。副校长陈晓琴出席会议并讲话，人事处、机电学院、船舶学院、外事办公室负责人及全体团组成员参加会议。
会上，人事处长张军着重强调了外事纪律、人身财产安全以及保持通讯畅通的重要性，并预祝两位老师出行顺利，取得丰硕成果。
两位老师分别作了表态发言，并就本次团组任务、工作安排等进行了详细的汇报。
王涛表示，此次两位老师赴加纳开展中高职学校教师培训，是一项既光荣又艰巨的使命。希望两位老师做好充足的行前准备工作，特别是做好健康防护。在外工作时，应时刻维护学校与国家形象，尊重当地风俗，与同行老师团结协作，圆满完成各项任务。
胡杰指出，此次任务时间长、条件艰苦，两位老师需高度注重人身、财产安全，期待两位老师圆满完成任务，平安归来，为拓展、深化学校国际合作交流成效做出积极贡献。
陈晓琴在总结讲话中，提出了四点要求。一是牢记使命，尽职尽责；二是准备充分，团结合作；三是保重身体，注意安全；四是虚心学习，积极交流，并预祝此次任务圆满完成。
